会期直前に準備すべきこと
現場へ入る前に準備が必要な事柄や、現場に入ってから注意すべきことをチェックしてみましょう。
事前準備
- Exhibitor Manual （出展者マニュアル）の確認
- 会場で許可されている搬入出可能期間
- 現場で着用しなければいけないもの（ヘルメット、安全帯、安全靴などが義務付けられている会場もあります）
- 作業可能時間、 残業の可否、 残業申請の有無
- 施工作業用バッチの必要性。施工期間中の出展者証のみでの入場の可否
- 製品設置のタイミング確認
- 調整が必要な大型機械など：会期14〜4日前
- 調整にあまり時間がかからない機械など：会期5〜2日前
- 設置や取り付けに時間がかかる小物類：会期3〜2日前
- 設置や取り付けに時間がかからない小物類：会期2〜1日前
※上記はあくまでひとつの目安です。
実際には、搬入可能期間、残業の可否、輸送スケジュール、施工スケジュール等を加味した上で検討する必要があります。
- 現場での作業想定
現場に立った事を想定して必要なものの準備や段取りを事前に済ませておきましょう。想定されることは以下のようなものが挙げられます。
- 製品の設置・取り付けは自分たちで行う？
- 工具や脚立は？
- 施工業者に手伝ってもらう。その場合の追加料金は？
- 自社スタッフの役割分担は？
製品展示関連
- 製品展示のスケジュール
事前に打ち合わせしたタイミングで会場入りして、施工の進み具合を確認します。
順調に進んでいるようであれば、製品の展示を始めてもよいか施工業者に確認を
取って製品展示を始めましょう。
海外では、時間通りに進まないことも多いので余裕を持ったスケジューリングが
重要です。
- 製品設置のヘルプ
製品の設置に際にヘルプが必要な場合には、事前にその旨を伝えていると思いますが、タイミングを見て施工担当者に声掛けをしましょう。
職人がブースにいれば早く対応できると思いますが、複数のブースを掛け持ちしている場合、少し対応が遅くなってしまうこともあるようです。気長に待ちましょう。
- 設置に必要な工具、備品
設置に工具が必要な場合は、日本から持ってくるのがベストです。
現地施工会社の職人が持っている場合もありますが、ブース施工作業で使う場合もあるからです。特に電動ドライバーなどは作業員も使っている場合が多いです。
持ち込みが難しい、あるいは無理な物（例えば、電動ドリル、電動ノコギリなど）に関しては、現場で借りられるかどうか事前に確認した方が良いでしょう。
日本と違って待ってはくれない!
製品の取り付けを施工会社の現地の作業員に依頼していた出展者のお話です。
何度もその展示会に出展したことのあるベテランの出展者だったのですが、朝来る予定でいたのですが、実際にブースに着いたのが夕方の遅い時間になってしまった為、現地の施工会社の作業員達は帰ってしまいました。
会場から500km 以上離れた場所から来ている施工業者もいて、次の日も他の現場だったりすることもあります。もちろん、彼らもある程度は待ってくれますが、あまりにも遅いと次の日の予定などによっては帰ってしまいます。
日本の展示会における日本人の職人達だと待ってくれるかもしれませんが、海外ではそうではありません。郷に入りては郷に従えです。
こんなこともあるので、早めに動くに越したことはありません。
運営関連最終チェック
- 運営関連最終チェック
誰が担当するのか？どう管理するのか？など
- ブース電源
スイッチの場所、操作法、誰が管理するのかなど
- 音響、映像機材の操作
操作方法、誰が管理するのか、緊急連絡先
- 緊急連絡先
ブースで何かあった場合の連絡先
- スタッフの荷物・衣類の管理
どこに置くかなどの決まり作り、説明
- セキュリティー
貴重品の管理、製品を会期後どうするかなど
- 警備員
通常は、担当してくれた警備員さんに、出展者側で勤務の確認証明として朝夕２回書類にサインをする場合が多いです。サインの時間には誰かがブースにいる必要があります。